In iedere onderneming heb je te maken met relatiebeheer, je hebt immers altijd klanten, leveranciers of bedrijven waar je mee samenwerkt. Het is belangrijk om de gegevens van deze relaties goed te beheren. Hoe je dat het beste aanpakt, is afhankelijk van het soort bedrijf dat je hebt. Bij een ZZP’er of kleine onderneming is het relatiebeheer vaak niet zo ingewikkeld. Er zijn immers maar weinig mensen werkzaam in het bedrijf en het aantal contacten is vaak ook beperkt. Een eenvoudig adresboek is dan vaak voldoende, maar dit wordt een ander verhaal bij grotere bedrijven of ondernemingen met heel veel verschillende relaties.
Gedeeld relatiebeheer
Je kunt dan niet meer volstaan met een adresboek dat op één computer staat, want dat kan alleen de persoon die achter die computer zit dan zien. Je wilt een gedeeld bestand, waar iedereen die de gegevens nodig heeft bij kan. Met andere woorden, je hebt een systeem voor relatiebeheer nodig waarbij iedereen bij de gegevens kan komen en waarbij nieuwe gegevens ook automatisch in het bestand van collega’s terechtkomen. Zo heeft iedereen altijd de juiste informatie over alle relaties van het bedrijf. Dat werkt wel zo efficiënt! Zoek jij een systeem hiervoor, dan ben je bij teamleader aan het juiste adres! Zij bieden handige software voor relatiebeheer, waarbij je alle contactgegevens altijd bij de hand hebt. Het invullen van deze gegevens is bovendien heel eenvoudig en nog gemakkelijker als de relatie ook ondernemer is. In dat laatste geval hoef je namelijk alleen maar het KVK-nummer in te voeren en het systeem haalt automatisch de overige contactgegevens op. Contacten toevoegen gaat dus heel eenvoudig en je hebt hiermee dus altijd alle contactgegevens van alle relaties up-to-date. Maar dat is niet het enige voordeel van dit systeem van relatiebeheer, je kunt er namelijk nog veel meer mee doen!
Gedeelde agenda, communicatiegeschiedenis en meer
In dit systeem voor relatiebeheer kun je ook een gedeelde agenda aanmaken. Hierin kun je van alle collega’s de agenda bijhouden en zie je alle:
- taken
- telefoontjes
- afspraken
En dat allemaal in een duidelijk overzicht. Valt er iemand door ziekte uit, dan is dus in één oogopslag te zien welke zaken deze collega allemaal in de planning had en zo kan dit gemakkelijk overgenomen worden. Daarnaast kun je in het systeem ook de communicatiegeschiedenis bijhouden. Je kunt bijvoorbeeld bijhouden wanneer een relatie gebeld heeft, met wie en waar het gesprek over ging. Belt de relatie dan later nog een keer, dan maakt het niet uit welke collega dit telefoontje aanneemt, hij heeft dan altijd de communicatiegeschiedenis bij de hand en kan hierop voortborduren. Je kunt in dit systeem van relatiebeheer ook een koppeling maken met de mailbox, zodat ook die communicatiegeschiedenis altijd voor iedereen duidelijk is. Dat maakt het helpen van mensen een stuk gemakkelijker, zij hoeven dan niet alles iedere keer weer te herhalen als ze een ander lid van jullie team aan de telefoon krijgen. Voor jullie zelf is het natuurlijk ook heel handig dat je snel kunt zien welk overleg er al geweest is, wat er al geregeld is en welke zaken nog afgehandeld moeten worden. Wil jij je relatiebeheer verbeteren, dan is het systeem van teamleader dus een uitkomst!