Al een tijdje ligt een grote klus op je te wachten. En steeds wanneer je denkt dat je er eindelijk aan toekomt, is daar weer een onverwacht telefoontje of een collega die met een brandende vraag aan je bureau staat. Zo krijg je toch nooit je werk af!
Behalve dat je op deze manier niet aan je werk toekomt, zorgt het constant laten onderbreken van je werkzaamheden er ook voor dat je niet de kwaliteit kan leveren die een taak verdient. Daarnaast werkt je met meer stress én voorkom je dat je in die fijne flow raakt.
Hoe ga je hiermee om?
Indien je wel eens een cursus timemanagement hebt gevolgd, weet je dat alles staat of valt met concentratie. Kun jij je focussen op de klus voor je of wordt je telkens afgeleid? Om die reden wordt er tijdens zo’n workshop aandacht besteedt aan de volgende tips:
In 10 minuten concentratie dankzij 5 timemanagement tips
1. Schrijf alles uit je hoofd
Pas wanneer je weet wat er allemaal moet gebeuren kun jij je volledig concentreren op het maken van dat kwartaalrapport. Het is daarom erg nuttig om vooraf een lijstje te maken met de taken en afspraken die nu nog in je hoofd zwerven. Volgens een cursus timemanagement bespaar jij je hiermee een hoop afleiding (en dus fouten en productiviteitsverlies) mee.
Wat je daarom doet:
Aan het begin van je werkdag maak je een lijstje. Hierop schrijf je alles dat je vandaag wil doen. Indien het uitgebreide klus is breek je ‘m op in kleinere stappen. Schrijf ook gelijk erachter hoeveel tijd je aan de klus kwijt denkt te zijn.
2. Kies hooguit drie prioriteiten
Zo’n lijstje voelt nu nog intimiderend, met name omdat het een verzamellijst is van alles wat je graag wil doen. Vaak is dat niet heel realistisch. Je zal daarom moeten kiezen: wat ga je vandaag wel en niet doen.
Indien je een productieve dag tegemoet wil gaan, kies je voor de klussen en afspraken die de meest waardevolle besteding van je tijd zijn; de zaken die de meeste impact of het grootste resultaat opleveren. Dáár moet jouw aandacht zich bevinden; dát zijn jouw prioriteiten.
Wat je daarom doet:
Ga na welke drie klussen dat op jouw lijst zijn en bestempel die prioriteiten 1, 2 en 3. Daaraan ga je als eerste werken. Pas wanneer je daarmee klaar bent, besteedt je pas aandacht aan de andere klussen.
3. Blok er tijd voor in je agenda
Een workshop timemanagement zal je daarbij aanraden om je prioriteiten vast te leggen in je agenda. Door er daadwerkelijk tijd voor in te blokken, voorkom je dat je toegeeft aan ad hoc klussen. Daarnaast: indien je een gedeelde agenda hebt zien collega’s dat je bezig bent en voorkom je dat tussendoor wordt gestoord met (hulp)vragen.
Wat je daarom doet:
Plan bovenstaande prioriteiten zo vroeg mogelijk op de dag in, in je agenda. Op die manier heb je de meest belangrijke taken van je dag achter de rug en voorkom je uitstelgedrag. En ook al werk je maar twee uur aan die taken: een korte tijd ongestoord aan je prioriteiten werken is nog altijd waardevoller dan het uitsmeren over je hele dag. Laat staan dat je ze ook nog eens uitstelt.
4. Voorkom multitasking
Voordat je aan de slag gaat volg je ook hier het advies van een cursus timemanagement: je bewaakt je concentratie door externe en interne afleiding zo veel mogelijk te voorkomen. Pas dan kom je daadwerkelijk aan werken toe.
Wat je daarom doet:
Communiceer naar anderen toe dat je de komende twee uur niet beschikbaar bent voor vragen, “spoedjes” of andere onnodige zaken. Daarnaast zet je alles dat jou ook maar enigszins afleidt uit. De notificaties van je telefoon bijvoorbeeld, van je e-mailbox of chatprogramma. Blokkeer afleidende websites en apps. En draag gelijk een koptelefoon om afleidend omgevingsgeluid uit te filteren.
5. Werk in focusblokken
Klaar om te beginnen. Nu kun je natuurlijk je vol storten op de taken die je gepland hebt om vervolgens na een uur al opgebrand te zijn of je pakt het goed aan: je bent een beetje lief voor je concentratie.
Wat je daarom doet:
Een training timemanagement zal je aanraden om te werken in focusblokken. Dat houdt in dat je je werk opdeelt in kortstondige concentratie spurts. Je werkt bijvoorbeeld 40 minuten lang aan een taak en neemt vervolgens een korte pauze van 5 minuten. Dat herhaal je een aantal keer waarna je een langere pauze neemt.
Je zal merken dat je concentratie hierdoor minder snel opraakt en dat je fris en fruitig je werk kunt blijven verzetten.
Kortom: meer werk verzetten krijgen? Ga voor focus
Wanneer je bovenstaande tips toevoegt aan je dagelijks workflow zul je merken dat je niet alleen véél meer gedaan krijgt, je zet ook een hogere kwaliteit neer. Probeer ze daarom zelf eens uit, deze concentratie tips die je normaal enkel leert bij een workshop timemanagement.